Administrative staff là gì và công việc chính của

Administrative staff là gì và công việc chính của

Administrative staff là gì và công việc chính của họ như thế nào chắc chắn là điều mà nhiều người quan tâm, đặc biệt là những bạn sinh viên mới ra trường. Đừng quá lo lắng, trong bài viết này của chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc về vị trí này.

Administrative staff là gì?

Administrative staff được dịch sang tiếng Việt là nhân viên hành chính hoặc nhân viên hành chính văn phòng. Còn nếu trong lĩnh vực kinh tế thì Administrative staff được gọi là nhân viên quản lý.

Administrative staff là gì – đó chính là nhân viên hành chính văn phòng

Và bạn có thể hiểu rõ hơn về nhân viên hành chính đó là: Đây là người chịu trách nhiệm thực thi các đầu việc cụ thể trong ban, phòng hành chính. Ví dụ như thi hành các công việc trong kế hoạch lớn của mục tiêu kinh doanh chung gồm hậu cần tổ chức sự kiện, lễ tân, gặp đối tác, họp, hội thảo…

Bên cạnh đó là theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên cũng như các công việc khác như văn phòng phẩm, quản lý thiết bị, đặt lịch hẹn…

Hiện nay, vị trí nhân viên hành chính văn phòng đang trở thành một ngành tương đối hot thu hút được nhiều người tham gia ứng tuyển. Đặc biệt với nhiều công việc phải làm sẽ giúp cho bạn nâng cao thêm nhiều kỹ năng mà không phải vị trí nào cũng có được.

Các công việc chính của Administrative staff là gì?

Có rất nhiều người nghĩ rằng công việc của một nhân viên hành chính chỉ là ngồi bàn giấy với đống hồ sơ, sắp xếp và ghi chép mà thôi. Và họ nghĩ rằng đây là một công việc nhàm chán, thậm chí nhàn hạ.

Tuy nhiên, thực tế lại không phải vậy. Công việc của một nhân viên hành chính không nhàn hạ và không đơn giản như bạn vẫn nghĩ. Công việc của họ nhiều hơn thế, cụ thể:

Quản lý hồ sơ và giấy tờ

Administrative staff tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và giải quyết trong thẩm quyền; lưu trữ dữ liệu văn bản của công ty; theo dõi nội quy nề nếp, văn hóa công ty; tiếp nhận và xử lý các trường hợp về tình trạng nhân viên như ốm đau, thai sản, hiếu hỉ…

Quản lý hồ sơ, giấy tờ là một trong những công việc của nhân viên hành chính

Lên bảng lương và thưởng hàng tháng

Nhân viên hành chính sẽ theo dõi bảng chấm công hàng tháng (nếu có). Tính lương, thưởng hàng tháng cho nhân viên và trình lên lãnh đạo duyệt. Đồng thời chi trả lương cho nhân viên cùng với bộ phận kế toán.

Đảm nhận công tác lễ tân

Nhân viên hành chính văn phòng cũng đảm nhận vị trí của một lễ tân như: Nghe điện thoại, giao dịch với khách hàng, tiếp đón khách trước khi làm việc với ban lãnh đạo; hỗ trợ tài liệu, nước uống, thiết bị…

Quản lý thiết bị và tài sản của công ty

Không chỉ xử lý hồ sơ, giấy tờ, lễ tân… nhân viên hành chính còn phải thực hiện công tác quản lý thiết bị và tài sản của doanh nghiệp.

Ngoài ra, còn lên bảng kê những vật dụng, văn phòng phẩm cần thiết cho công ty theo tháng.

Quản lý hồ sơ của nhân sự

Nhân viên hành chính sẽ có kế hoạch tuyển dụng, tổ chức tuyển dụng, phân phối nhân sự hợp lý cho các phòng ban, theo dõi nhân sự thử việc là tổ chức ký hợp đồng lao động.

Bên cạnh đó là theo dõi, báo cáo thường xuyên về tình hình nhân sự hàng tháng cho ban lãnh đạo. Cập nhật, đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật.

Một số kỹ năng cần có của một nhân viên hành chính

Administrative staff – nhân viên hành chính không phải là việc dễ dàng và đơn giản. Vì thế bạn cũng cần có những kỹ năng cần thiết để đảm bảo công việc tốt nhất. Cụ thể:

Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng

Do công việc này cần phải xử lý nhiều sổ sách, hồ sơ nên đây được xem là kỹ năng tối thiểu phải có đối với một nhân viên văn phòng.

Phong thái chuyên nghiệp

Điều này sẽ mang lại nhiều thiện cảm cho lãnh đạo, nhân viên, đặc biệt là hình ảnh công ty. Hãy hoàn thiện bản thân, tạo phong thái riêng cho mình để phục vụ cho công việc tốt hơn.

Khả năng ngoại ngữ

Do đôi khi nhân viên hành chính sẽ làm việc với các đối tác nên bạn phải thông thạo ngoại ngữ, cơ bản nhất là tiếng Anh.

Là một nhân viên hành chính bạn cũng cần phải thông thạo ngoại ngữ
Kỹ năng khác

Ngoài những kỹ năng trên thì một nhân viên hành chính cũng cần am hiểu về kế toán, viết báo cáo, phân tích dữ liệu, hiểu biết về pháp lý, hợp đồng lao động…

Hi vọng bài viết này của chúng tôi đã giúp cho bạn hiểu về Administrative staff là gì cũng như công việc của một nhân viên hành chính phải làm. Đây là một công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng, đồng thời cũng giúp bạn hoàn thiện bản thân và phát triển sự nghiệp cao hơn.

Đánh giá bài viết

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *